Stel: je levert een woning op. Het werk zit erop. De klant is tevreden. Maar de laatste 5% van je aanneemsom staat bij de notaris. En die maakt dat bedrag pas over als jouw opleverdossier compleet is.
Sinds 1 januari 2024 is dat geen uitzondering meer. Het is de standaard.
De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) heeft de spelregels veranderd. Voor MKB-aannemers die nieuwbouwwoningen en kleine bedrijfspanden bouwen, betekent dat: geen volledig opleverdossier is geen geld.
In dit artikel lees je wat het Wkb opleverdossier precies inhoudt, wat er wettelijk in moet zitten en hoe je voorkomt dat je na oplevering nog weken bezig bent met papierwerk.
Wat is het Wkb opleverdossier?
Het Wkb opleverdossier is een verplicht document dat de aannemer bij oplevering aan de opdrachtgever overhandigt. Het dossier laat zien dat het werk is uitgevoerd volgens de aannemingsovereenkomst.
Dat klinkt eenvoudig. Maar in de praktijk betekent het dat je moet kunnen aantonen wat er gebouwd is, hoe het gebouwd is en waar eventuele afwijkingen van de tekening zijn opgetreden.
Wat hoort er minimaal in:
- Bewijsmateriaal dat het werk voldoet aan de bouwtechnische eisen
- Een verklaring van de kwaliteitsborger dat het bouwwerk aan de eisen voldoet
- Documentatie van afwijkingen ten opzichte van de bouwtekeningen
- Informatie die de opdrachtgever nodig heeft voor beheer en onderhoud
Kortom: je moet kunnen laten zien wat er achter de muur zit, hoe leidingen lopen en waar je van de tekening bent afgeweken. Zonder visueel bewijs is dat vrijwel onmogelijk.
De 5%-regeling onder de Wkb: hoe werkt dat precies?
De 5%-regeling bestaat al langer. Een particuliere opdrachtgever mag de laatste 5% van de aanneemsom in depot storten bij de notaris. Dat bedrag wordt pas vrijgegeven als het werk naar tevredenheid is opgeleverd.
Onder de Wkb is deze regeling aangescherpt. Drie maanden na oplevering valt het depot automatisch vrij, tenzij de opdrachtgever de notaris op tijd laat weten het depot te willen verlengen.
Maar er is meer. Als aannemer heb je nu een actieve plicht: tussen de eerste en tweede maand na oplevering moet je de opdrachtgever expliciet vragen of hij het depot wil verlengen. Doe je dat niet, dan blijft het geld geblokkeerd.
Op een project van €300.000 is dat €15.000 die vastzit. Op een project van €700.000 is dat €35.000.
Dat is geld dat je verdiend hebt, maar niet kunt innen zonder het juiste papierwerk.
Waarom gaat het mis bij MKB-aannemers?
De meeste MKB-aannemers weten dat het opleverdossier verplicht is. Toch gaat het in de praktijk vaak mis. Niet omdat ze niet willen, maar omdat de documentatie tijdens de bouw niet wordt bijgehouden.
Herkenbaar?
- De uitvoerder maakt hier en daar een foto op zijn telefoon, maar die staan verspreid over drie apps en twee apparaten.
- Er zijn afwijkingen van de tekening, maar niemand heeft dat vastgelegd. De muur is al dicht.
- Bij oplevering begint het zoeken: wie heeft die foto ook alweer gemaakt? Op welke datum was dat?
Het resultaat: een opleverdossier dat je na oplevering handmatig moet samenstellen, op basis van wat je nog kunt terugvinden. Dat kost tijd, het is stressvol en het leidt tot discussies met de opdrachtgever.
Wat is de oplossing?
Het opleverdossier moet je niet samenstellen ná oplevering. Je moet het opbouwen tijdens de bouw.
Dat betekent: elke bouwfase documenteren op het moment dat het relevant is. Voordat de muur dichtgaat. Voordat de vloer gestort wordt. Na een afwijking van de tekening.
360-graden bouwdocumentatie maakt dat makkelijker dan het klinkt. Een uitvoerder loopt de bouwplaats door met een 360-camera. De opnames worden automatisch gekoppeld aan een plattegrond. Per punt, per datum. Zonder extra administratie.
Dat levert twee dingen op:
- Bewijs tijdens de bouw. Als een klant de uitvoering betwist, heb je een tijdstempel en een beeld.
- Input voor het opleverdossier. Je kunt aantonen wat er achter de muur zit, hoe leidingen lopen en waar je van de tekening bent afgeweken.
Wat moet je nu doen als aannemer?
Praktisch gezien zijn er drie stappen die je nu kunt zetten:
1. Controleer je lopende projecten
Welke projecten vallen onder de Wkb? Dat zijn aannemingsovereenkomsten gesloten na 1 januari 2024 voor nieuwbouwwoningen en kleine bedrijfspanden (gevolgklasse 1). Controleer of je voor die projecten een systeem hebt voor documentatie.
2. Leg afwijkingen altijd schriftelijk vast
Wijkt de uitvoering af van de tekening? Leg dat vast voordat je verder bouwt. Foto, datum, locatie. Dat is de basis van elk goed opleverdossier.
3. Bouw het dossier op tijdens de bouw, niet erna
Reserveer per week een moment om de documentatie bij te houden. Dat is een half uur werk dat je later uren discussie scheelt.
Wat als je opleverdossier niet compleet is?
Als je bij oplevering geen volledig dossier kunt overhandigen, heeft de opdrachtgever grond om het depot te laten staan. De notaris keert dan niet uit.
Dat betekent dat je moet onderhandelen. Dat kost tijd, advocaatkosten en energie. En het beschadigt de relatie met een klant die misschien tevreden was over het werk zelf.
Een compleet opleverdossier is dus niet alleen een wettelijke verplichting. Het is ook gewoon goed voor je cashflow.
Samenvatting
- De Wkb verplicht een compleet opleverdossier bij oplevering van nieuwbouwwoningen en kleine bedrijfspanden.
- Zonder volledig dossier kan de opdrachtgever 5% van de aanneemsom bij de notaris laten staan.
- Als aannemer heb je een actieve informatieplicht: je moet de opdrachtgever tussen maand 1 en 2 na oplevering vragen of hij het depot wil verlengen.
- Het dossier bouw je op tijdens de bouw, niet erna.
- 360-graden bouwdocumentatie helpt je om per bouwfase visueel bewijs vast te leggen.
Wil je weten hoe Copy Vision je helpt om een compleet Wkb opleverdossier op te bouwen tijdens de bouw? Plan een demo in.